Likuma „Par UIN” 6.panta 1.daļas 5.punkts nosaka, ka reprezentācijas izdevumi ir uzņēmuma izdevumi tā prestiža veidošanai un uzturēšanai sabiedrībā pieņemto standartu līmenī. Tie ietver izdevumus publisku konferenču, uzņemšanu un maltīšu rīkošanai, kā arī uzņēmumu reprezentējošu priekšmetu izgatavošanai.

Par reprezentācijas izdevumiem ir uzskatāmi, piemēram, izdevumi maltītei, ko komercsabiedrība organizē partneriem, klientiem u.c., vai arī atspirdzinošu dzērienu un uzkodu iegādei, kas paredzēti komercsabiedrības viesiem, partneriem vai klientiem.

Izdevumus par reprezentācijas izdevumiem varēs uzskatīt tikai tad, ja būs iespējams pamatot šo izmaksu mērķi un saistību ar reprezentāciju, tādēļ vēlams noformēt vadības rīkojumu, kur šāds pamatojums tiek ierakstīts (piemēram, mērķis – veicināt sadarbību ar partneriem, uzlabot attiecības ar klientiem utt.).

Attiecībā uz grāmatvedības dokumentiem, kuri pamato reprezentācijas izdevumus - kārtību, kādā ir sagatavojami grāmatvedības dokumenti, nosaka MK noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”. Saskaņā ar minēto noteikumu 42.punktu, ja speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos attiecībā uz kādiem konkrētiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem nav noteikts citādi, grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā, apstiprina un par to saturu atbild uzņēmuma vadītājs. Tātad,  no iepriekš minētā ir secināms, ka uzņēmumam ir tiesības brīvi izvēlēties, kādus dokumentus tas sagatavos  reprezentācijas izdevumu pamatošanai. Attaisnojuma dokumentu veidi, kā arī – kāda veida  izdevumi tiks iekļauti reprezentācijas izdevumu sastāvā, ir jānosaka uzņēmuma grāmatvedības politikā. Jāatceras, ka uzņēmuma reprezentācijas pasākumu attaisnojuma dokumentiem ir jāietver informācija, kura apliecina,  ka:

-        reprezentācijas izdevumi ir tieši saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību,

-        reprezentācijas pasākuma mērķis ir veidot vai uzturēt uzņēmuma prestižu,

-        minētais pasākums ir noticis,

-        visi līdzekļi ir izlietoti tieši šī reprezentācijas pasākuma vajadzībām.

Visbiežāk reprezentācijas izdevumu atzīšanai izmanto attaisnojuma dokumentu kopumu, kas ietver vadības rīkojumu un aktu par izdevumiem vai reprezentācijas materiālu izlietošanu.

Ieteicams arī nolikumā par reprezentācijas izdevumiem noteikt limitu, cik lielu summu gada laikā drīkst izlietot šim nolūkam.

Jāņem vērā, ka, saskaņā ar likuma „Par UIN” 6.panta 1.daļas 5.punktu  nodokļa maksātāja apliekamo ienākumu palielina par 60 % no reprezentācijas izdevumiem izmantotās summas.

Uzmanība jāpievērš arī tam, ka, pamatojoties uz PVN likuma 100.panta 1.daļu, no valsts budžetā maksājamās nodokļa summas kā priekšnodoklis nav atskaitāmi 60% no nodokļa par reprezentācijas vajadzībām iegādātajām precēm un saņemtajiem pakalpojumiem.