В отношении бухгалтерских документов, которые обосновывают расходы на репрезентацию – порядок, в котором готовятся бухгалтерские документы, определяют правила КМ № 585 «Правила о ведении и организации бухгалтерского учета».
В соответствии с пунктом 42 упомянутых правил, если специальными законами или другими нормативными актами по отношению к конкретным документам организации бухгалтерского учета не определено иное, документы организации бухгалтерского учета разрабатывает, утверждает и отвечает за их содержание руководитель предприятия.

Таким образом, из вышеупомянутого следует, что у предприятия есть право свободного выбора документов, которые оно подготовит в виде оправдательных документов для  затрат на репрезентацию. Виды оправдательных документов, а также то, в каком виде расходы будут включены в состав расходов по репрезентации, необходимо определить в бухгалтерской политике предприятия. Надо помнить, что оправдательные документы по  мероприятиям на репрезентацию предприятия должны содержать информацию, которая удостоверяет, что:

-        расходы на репрезентацию непосредственно связаны с хозяйственной деятельностью предприятия,    

-       целью репрезентации является создание или поддержание престижа предприятия,

-       упомянутое мероприятие состоялось,

-       все средства истрачены непосредственно на нужды данного мероприятия презентации.

Необходимо учесть, что в соответствии со статьей 6 частью 1 пунктом 5 закона «О подоходном налоге с предприятия», облагаемый доход налогоплательщика увеличивается на  60 процентов от суммы, использованной на расходы по репрезентации. В понимании настоящей статьи расходами на репрезентацию являются расходы налогоплательщика на создание и поддержание его престижа на уровне принятых в обществе стандартов. Они включают в себя расходы на проведение публичных конференций, приемов и банкетов, а также на изготовление предметов для репрезентации предприятия;

Внимание необходимо уделить также тому, что, основываясь на статью 100 части 1 закона «О НДС», из уплачиваемой в государственный бюджет суммы налога, как предналог не отчисляются 60 процентов от налога за товары, приобретенные для репрезентативных нужд и полученные услуги, которые связаны с организацией публичных конференций, приемов и банкетов, а также с изготовлением предметов для презентации зарегистрированного налогоплательщика. 

Так что, если Вы хотите, чтобы банкет или иное публичное мероприятие, для нужд которого Вы своим  клиентам, партнерам или гостям приобрели алкоголь, было бы отнесено в разряд расходов на репрезентацию, то его необходимо оговорить в бухгалтерской политике Вашего предприятия и об этом необходимо оформить все соответствующие оправдательные документы.