Attiecībā uz grāmatvedības dokumentiem, kuri pamato reprezentācijas izdevumus - kārtību, kādā ir sagatavojami grāmatvedības dokumenti, nosaka MK noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju”. Saskaņā ar minēto noteikumu 42.punktu, ja speciālajos likumos vai citos normatīvajos aktos attiecībā uz kādiem konkrētiem grāmatvedības organizācijas dokumentiem nav noteikts citādi, grāmatvedības organizācijas dokumentus izstrādā, apstiprina un par to saturu atbild uzņēmuma vadītājs. Tātad,  no iepriekš minētā ir secināms, ka uzņēmumam ir tiesības brīvi izvēlēties, kādus dokumentus tas sagatavos  reprezentācijas izdevumu pamatošanai. Attaisnojuma dokumentu veidi, kā arī – kāda veida  izdevumi tiks iekļauti reprezentācijas izdevumu sastāvā, ir jānosaka uzņēmuma grāmatvedības politikā. Jāatceras, ka uzņēmuma reprezentācijas pasākumu attaisnojuma dokumentiem ir jāietver informācija, kura apliecina,  ka:

-        reprezentācijas izdevumi ir tieši saistīti ar uzņēmuma saimniecisko darbību,

-        reprezentācijas pasākuma mērķis ir veidot vai uzturēt uzņēmuma prestižu,

-        minētais pasākums ir noticis,

-        visi līdzekļi ir izlietoti tieši šī reprezentācijas pasākuma vajadzībām.

Jāņem arī vērā, ka, saskaņā ar likuma „Par UIN” 6.panta 1.daļas 5.punktu  nodokļa maksātāja apliekamo ienākumu palielina par 60 % no reprezentācijas izdevumiem izmantotās summas. Šā panta izpratnē reprezentācijas izdevumi ir nodokļa maksātāja izdevumi tā prestiža veidošanai un uzturēšanai sabiedrībā pieņemto standartu līmenī. Tie ietver izdevumus publisku konferenču, uzņemšanu un maltīšu rīkošanai, kā arī izdevumus nodokļa maksātāju reprezentējošu priekšmetu izgatavošanai (likuma „Par UIN” 6.panta 1.daļas 5.punkts).

Uzmanība jāpievērš arī tam, ka, pamatojoties uz PVN likuma 100.panta 1.daļu, no valsts budžetā maksājamās nodokļa summas kā priekšnodoklis nav atskaitāmi 60% no nodokļa par reprezentācijas vajadzībām iegādātajām precēm un saņemtajiem pakalpojumiem, kas saistīti ar publisku konferenču, pieņemšanu un maltīšu rīkošanu, kā arī reģistrētu nodokļa maksātāju reprezentējošu priekšmetu izgatavošanu.

Tātad, ja Jūs gribat, lai banketu un citu publisku maltīšu, kurās Jūs klientiem, partneriem vai viesiem prezentējat savu uzņēmumu, vajadzībām iegādātais alkohols tiktu attiecināts uz reprezentācijas izdevumiem, tad tam ir jābūt atrunātam Jūsu uzņēmuma grāmatvedības politikā , un par to ir jānoformē atbilstoši attaisnojuma dokumenti.