Служба государственных доходов (далее – СГД) напоминает, что бухгалтерские оправдательные документы и документы поставки товаров можно подготавливать также  в электронном виде, таким образом экономя ресурсы рабочей силы, финансовые средства предприятия и обеспечивая более эффективный и быстрый обмен информацией между партнерами по сотрудничеству.

Подготавливая в электронной форме оправдательные документы и документы поставки товаров, нужно соблюдать требования нормативных актов, которые регламентируют бухгалтерскую область, и Закона об электронных документах.

Важно помнить, что электронный документ считается собственноручно подписанным, если он имеет:

• Безопасную электронную подпись;
• Или электронную подпись, и стороны о подписании электронного документа электронной подписью договорились в письменном виде. В этом случае оформляется письменное соглашение, и оно подписывается на бумаге или в электронном виде безопасной электронной подписью.

 Подготавливая в электронном виде, документ поставки товаров можно не подписывать, если стороны сделки (отправитель товаров и получатель товаров) его заверили (авторизовали) в порядке, который установлен в заключенном между отправителем товаров и получателем товаров договоре об обмене электронными данными и его формате.

Также СГД напоминает, что оправдательный документ – это документ, который подтверждает наличие хозяйственной сделки предприятия, и на основании оправдательного документа можно делать записи в бухгалтерских регистрах. В свою очередь, документ поставки товаров – это документ, который подтверждает факт поставки и получения товаров. Документ поставки товаров используется, чтобы установить происхождение и принадлежность товаров в местах получения и выдачи товаров. Принимая во внимание различные цели использования упомянутых документов, имеются нюансы в требованиях, которые нужно соблюдать при их оформлении.

СГД  обращает внимание на то, что для подтверждения сделки поставки товаров в качестве документа поставки товаров можно использовать также оправдательный документ, если в нем указаны все необходимые для документа поставки товаров реквизиты и информация.

Таким образом, если предприятие на поставку товаров оформило оправдательный документ, в который включены установленные в законе «О бухгалтерии» реквизиты оправдательного документа и установленные в правилах Кабинета министров от 21 октября 2003 года № 585 «Правила о ведении и организации бухгалтерии» реквизиты документа поставки товаров, то дополнительно не надо оформлять документ поставки товаров.

Дополнительно к упомянутому документ поставки товаров могут не подготавливать:

• производители сельскохозяйственной продукции за выдачу товаров – сельскохозяйственной продукции другому структурному подразделению или ответственному лицу предприятия,
• если оплату подтверждает кассовый чек, который оформлен в соответствии с установленными для оправдательного документа требованиями,

• если перемещение товаров происходит на основании международных или внутренних документов на перевозку (например, CMR), которые оформлены в соответствии с требованиями нормативных актов.