С января 2019 года любое физическое или юридическое лицо может создать свой собственный адрес электронной почты - единый цифровой почтовый ящик для связи с государством. Для юридических лиц есть два способа создать адрес электронной почты - используя Latvija.lv или используя систему управления документами, которая находится в его распоряжении. Первый вариант больше подходит для малого бизнеса, второй - для предприятий с большим оборотом документов.
Преимущества электронной почты - скорость, доступность, все общение с государством в одном месте
Адрес электронной почты значительно сокращает время, необходимое для связи с различными учреждениями. Например, если предпринимателю необходимо обратиться в государственное или муниципальное учреждение, его можно подготовить, подписать в электронном виде и отправить адресату с помощью адреса электронной почты. Документ не нужно распечатывать, и он может быть отправлен в учреждение независимо от его рабочего времени и местоположения.
Электронная почта может быть приравнена к безопасному решению интернет-банка - в закрытой среде каждый пользователь электронной почты имеет персональную учетную запись, которая позволяет отправлять, получать и хранить сообщения. Существуют строгие требования безопасности для адреса электронной почты, поскольку почта, которая может быть отправлена на адрес электронной почты и с него, может содержать как личные данные, коммерческие секреты, так и конфиденциальную информацию. Каждому владельцу электронной почты гарантируется абсолютная конфиденциальность, что означает, что никто не может получить доступ к сообщениям в электронной почте без передачи полномочия самим лицом.
Важным преимуществом адреса электронной почты является также тот факт, что юридический адрес компании, которой отправляется вся официальная корреспонденция, не совпадает с фактическим местонахождением или фактическим адресом компании. В результате официальная почта может накапливаться в почтовом ящике, срок ответа или предоставления информации пройдет, а письмо не будет получено. Создав адрес электронной почты, вы будете иметь доступ к официальным сообщениям в любое время и в любом месте, с доступом к интернету.
С начала этого года адрес электронной почты используется не только государственными и муниципальными учреждениями, но и присяжными нотариусами, Конституционным судом, Верховным судом и судебными исполнителями. Адрес электронной почты также используется присяжными нотариусами.
Создание адреса электронной почты на портале Latvija.lv
Чтобы создать адрес электронной почты юридического лица на первой странице сайта Latvija.lv необходимо выбрать ссылку «Создать свой адрес электронной почты». Аутентификация требует выбрать использование портала в качестве юридического лица. Создать адрес электронной почты можно путем аутентификации с помощью удостоверения личности (eID-карты), карты eParaksts для юридических лиц или мобильного приложения eParaksts. На следующем этапе нужно выбрать компанию, для которой вы хотите создать адрес электронной почты, и следовать инструкциям. Более подробную информацию, включая видеоурок, можно найти на mana.latvija.lv в разделе «Электронная почта» - «Юридические лица».
При создании адреса электронной почты, есть возможность указать адрес электронной почты, на который пользователь будет получать информацию о полученных сообщениях. Таким образом, если переписка с государственными и муниципальными органами власти не является регулярной, нет необходимости постоянно проверять адрес электронной почты Latvija.lv.
Создание адреса электронной почты с использованием системы управления документами
Для компаний с большим документооборотом более рационально подключить свою систему управления документами к адресу электронной почты. Во-первых, юридическое лицо должно подать заявку на подключение к электронной почте в тестовой среде при содействии Государственного агентства регионального развития (VRAA). После завершения теста, соединение электронной почты устанавливается в сотрудничестве с VRAA. Более подробную информацию можно найти на mana.latvija.lv в разделе «Адрес электронной почты. Юридические лица». Существует также визуальный образец - инфографика процесса подключения.
