Ведение бизнеса сегодня немыслимо без цифровых решений. Клиентам необходима более быстрая и удобная связь в электронном виде, они желают делать заказы дистанционно, получать продукцию в удобном для них месте и т.д. В свою очередь, для предпринимателей важно не тратить дополнительное время и финансы на контакты с государственными и муниципальными учреждениями. Вот почему для связи государство создало единый цифровой почтовый ящик, или э-адрес - удобное средство для организации повседневной работы современного предпринимателя. С 1 января 2020 года государственные и муниципальные учреждения будут контактировать с предпринимателями в электронном виде - используя официальный адрес электронной почты.
Почему э-адрес?
Государство должно «идти в ногу» с современным бизнесом, который ведет дела в цифровом формате, является мобильным и оперативным. Такой же должна быть и форма коммуникации с государством. Целью создания э-адреса является обеспечение связи между государством и предпринимателями, создавая при этом предпосылки для более эффективной работы государства при контактах в электронном формате.
Каковы преимущества предприятия при использовании э-адреса?
Во-первых - это то, что получение корреспонденции больше не будет зависеть от физического места расположения предприятия. Официальная корреспонденция высылается на юридический адрес предприятия, однако, он зачастую отличается от фактического адреса. Например, предприятие зарегистрировано по адресу, находящемуся за пределами Риги, а офис находится в Риге, или же деятельность предпринимателя по сути является мобильной - без постоянного присутствия в физическом офисе. В результате официальная почта может накапливаться в почтовом ящике, срок для предоставления ответа или информации может истечь, а письмо еще не будет получено. С оформлением э-адреса доступ к официальным сообщениям будет возможен в любое время и в любом месте при наличии доступа к интернету.
Во-вторых – меньше хлопот будет в отношении заказных писем. Если предприятие получает уведомление о заказном письме, уполномоченное лицо должно пойти на почту, чтобы получить отправление. Если лицо, которое имеет право на получение адресованных предприятию писема, по какой-либо причине не сможет явиться на почту, письмо по-прежнему будет находиться в почтовом отделении, и сам предприниматель не будет знать, что в нем написано.
Наличие э-адреса легко решает эту проблему. Прежде всего, сам владелец предприятия (лицо с правом подписи), находясь в любом месте и в любое время, получит извещение на э-адрес, а в случае, если за корреспонденцию предприятия отвечает работник, его можно наделить полномочиями для использования э-адреса предприятия. Наиболее крупные предприятия смогут интегрировать э-адрес в систему делопроизводства предприятия.
В-третьих – наличие э-адреса существенно уменьшит время, необходимое для контактов с различными учреждениями. Например, когда предпринимателю необходимо обратиться с заявлением в самоуправление – его можно составить и подписать в электронном виде и сразу же отправить адресату, используя э-адрес. Документ не надо распечатывать, для этого также не надо отправляться в самоуправление, и более того – не следует беспокоиться по поводу приемного времени учреждения. При необходимости – письмо с использованием э-адреса может быть отправлено хоть в полночь.
Гарантированная безопасность сведений
Э-адрес соответствует строгим требованиям безопасности - сообщения, которые направляются на э-адрес, шифруются, поскольку они могут содержать как личные данные, так и коммерческую тайну, и конфиденциальную информацию. На э-адресе каждое отправление будет храниться в течение пяти лет и, в отличие от физического почтового ящика, в этом случае им не угрожают ни злонамеренные действия других людей, ни пожары, ни вандалы. Единое место хранения документов позволяет избежать их потери.
Каждому владельцу э-адреса гарантируется приватность, что означает – ни одно другое лицо не сможет получить доступ к находящимся по э-адресу сообщениям без предоставления полномочий. Приватность не всегда возможна при использовании физического почтового ящика, особенно в ранее упомянутом случае, когда юридический адрес и реальный адрес предприятия отличаются.
Все контакты с учреждениями – в едином месте
При использовании э-адреса связь с государственными и муниципальными учреждениями будет вестись в электронном виде. Независимо от того, какое государственное или муниципальное учреждение пожелает связаться с вами, корреспонденция поступит на э-адрес вашего предприятия. Таким же образом предприятие сможет организовать свою связь с учреждениями - все государственные и муниципальные учреждения используют э-адрес, и для каждого из них он является единственным и неизменным. При составлении письма для учреждения больше не надо будет искать его физический адрес или э-адрес, на который непосредственно необходимо адресовать отправление и пр. – просто выберите нужное учреждение по наименованию из списка адресатов, имеющегося в системе э-адреса, и отправьте свое сообщение в электронном виде.
Создай свой э-адрес уже сегодня!
С 1 января сего года создать свой э-адрес может каждый – как частное лицо, так и юридическое лицо. В число отправителей корреспонденции на э-адрес в настоящее время входит более 3000 государственных и муниципальных учреждений, и на данный момент создано уже более 5000 э-адресов частных лиц.
С 2020 года учреждения будут контактировать с предпринимателями, используя э-адрес, поэтому мы предлагаем создать его и начать использовать уже сейчас, пройдя аутентификацию на портале Latvija.lv с использованием eID-карты или мобильного приложения eParaksts Mobile.
Более подробную информацию о создании э-адреса можно прочитать на сайте mana.latvija.lv/e-adrese.
