Руководитель компании периодически ездит в разные страны ЕС и в третьи страны в командировки на переговоры с потенциальными заказчиками. Возвращаясь из командировок, предъявляет авиабилеты, чеки за гостиницу, аренду машины, бензин и т.д. Согласно распоряжению руководства, ему выплачиваются данные расходы + суточные, согласно нормативов. Но при проверке инспектор потребовал подтверждающие командировку документы.
Какие документы могут подтвердить переговоры с потенциальными заказчиками?
Могут ли быть применены какие-то санкции, если таких документов нет?
Командировки и рабочие поездки оговорены в правилах КМ № 969 «Порядок, в котором возмещаются связанные с командировками расходы».
В соответствии с этими правилами, для отправки работника (также руководителя предприятия) в командировку, обязательно должен быть оформлен распоряжение руководителя (пункт 2 упомянутых правил).
В распоряжении должно быть оговорено:
- лицо, которое едет в командировку,
- время командировки (с какой даты – до какой даты),
- место конкретной командировки и организация, в которую работник направляется,
- цель командировки.
Еще одно необходимое требование - оформить распоряжение руководителя о выплате суточных денег (его можно включить также в распоряжение о командировке).
По возвращению из командировки, работник обычно предоставляет в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о расходах в командировке (на каждом предприятии должно быть положение об авансовых отчетах).
В дополнение, лицо, отправленное в командировку, может оформить также командировочный отчет (необязательно).