Vai rēķins, kurš nosūtīts pa elektronisko pastu bez paraksta, ar piezīmi beigās “rēķins sagatavots elektroniskā veidā un derīgs bez paraksta”, derīgs kā attaisnojums dokuments grāmatvedībā?
Saskaņā ar “Dokumentu juridiskā spēka likuma” 4.panta 1.daļu„ lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā jāiekļauj šādus rekvizītus:
1) dokumenta autoru nosaukums;
2) dokumenta datums;
3) paraksts.
Atbilstoši likuma “Par grāmatvedību” 7.1 pantam par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam - preces vai pakalpojuma saņēmējam - samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē.
Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits uzņēmums izsniedz uzņēmumam - preces vai pakalpojuma saņēmējam - samaksāšanai, kurš nesatur rekvizītu “paraksts”, un nav iespējams izpildīt iepriekš minēto nosacījumu, ja šajā dokumentā minētā saimnieciskā darījuma esamību apliecina par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību dokumenta saņēmēja (uzņēmuma) atbildīgā persona uzņēmuma vadītāja noteiktajā kārtībā.
Ņemot vērā iepriekš minēto, jāsecina, ka jautājumā minētajā situācijā vislabākais variants būtu, ja elektroniski atsūtītajā rēķinā būtu atsauce uz iepriekš noslēgtu līgumu starp abiem darījuma partneriem, kurš ir apstiprināts ar abu pušu parakstiem.
Ja tāda līguma nav, tad pakalpojuma saņēmēja uzņēmuma vadītājam vajag noteikt kārtību, kādā veidā par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona apliecinās minētā saimnieciskā darījuma esamību.