Kompānijas vadītājs periodiski brauc uz dažādam ES un trešajām valstīm komandējumos uz pārrunām ar potenciāliem pasūtītājiem. Atgriežoties no komandējumiem, piestāda aviobiļetes, čekus par viesnīcām, mašīnas nomu, benzīnu utt. Saskaņā ar vadības rīkojumu, viņam tiek izmaksāti dotie izdevumi + dienas nauda saskaņā ar normatīviem. Bet pie pārbaudes inspektors pieprasīja komandējumu apstiprinošos dokumentus.
Kādi dokumenti var apstiprināt pārrunas ar potenciālajiem pasūtītajiem?
Vai var tikt piemērotas kaut kādas sankcijas, ja tādu dokumentu nav?
Komandējumi un darba braucieni ir atrunāti MK noteikumos Nr.969 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem saistītie izdevumi”.
Saskaņā ar šiem noteikumiem, lai sūtītu darbinieku (arī uzņēmuma vadītāju) komandējumā, noteikti ir vajadzīgs noformēt vadītāja rīkojumu (minēto noteikumu 2.punkts).
Rīkojumā jābūt atrunātiem:
- personai, kura brauc komandējumā,
- komandējuma laikam (no kura datuma - līdz kuram datumam),
- konkrētai komandējuma vietai un organizācijai, uz kuru darbinieks tiek sūtīts,
- komandējuma mērķim.
Vēl ir prasība noformēt vadītāja rīkojumu par dienas naudas izmaksu (to var iekļaut arī rīkojumā par komandējumu).
Atgriežoties no komandējuma, darbinieks parasti uzņēmuma grāmatvedībā iesniedz avansa norēķinu par komandējuma izdevumiem. (Katrā uzņēmumā vajadzētu būt nolikumam par avansa norēķiniem).
Papildus komandējumā sūtītā persona var noformēt arī komandējuma atskaiti (nav obligāta).