Согласно части 1 статьи 4 Закона о юридической силе документов, чтобы документ имел юридическую силу, в него должны быть включены следующие реквизиты:

1) название автора документа;

2) дата документа;

3) подпись.

В соответствии со статьей 7.¹ закона «О бухгалтерии», внешним оправдательным документом может считаться также документ, который другое предприятие выдает предприятию – получателю товара или услуги – для оплаты, если он не содержит реквизит «подпись», а наличие упомянутой в этом документе хозяйственной сделки обосновывает другой внешний документ, который имеет юридическую силу в понимании Закона об юридической силе.

Внешним оправдательным документом может считаться также документ, который другое предприятие выдает предприятию – получателю товара или услуги – для оплаты, и который не содержит реквизит «подпись», и в случае невозможности выполнить ранее упомянутое условие, если наличие упомянутой в этом документе сделки и правильность предоставленной  в оправдательном документе информации со стороны получателя документа (предприятия) подтверждает лицо, которое является ответственным за совершение хозяйственной сделки, в порядке, установленном руководителем предприятия.

С учетом всего вышеуказанного можно заключить, что в упомянутой в вопросе ситуации наилучшим вариантом было бы, если в присланном в электронной форме счете была бы ссылка на договор, заключенный ранее между деловыми партнерами и подписанный обеими сторонами.

Если такового договора нет, то руководитель предприятия – получателя услуги – должен установить порядок, в котором лицо, ответственное за совершение хозяйственной сделки и правильность предоставленной  в оправдательном документе информации, подтверждает наличие упомянутой хозяйственной сделки.