Atbilstoši likuma "Par VSAOI" 21.panta 1.daļai darba devējs iemaksā speciālā budžeta kontā obligātās iemaksas par katru darba ņēmēju reizi mēnesī termiņos, kādi norādīti VID izsniegtajā paziņojumā.

Ja tiek nokavēta algotā darba ienākumu izmaksa, darba devēja pienākums ir veikt obligātās iemaksas par aprēķinātajiem darba ienākumiem termiņā, kādā tās būtu jāveic, ja darba ienākumi būtu izmaksāti savlaicīgi (likuma "Par VSAOI" 21.panta 9.daļa).

MK noteikumu Nr.827 "Noteikumi par valsts sociālās apdrošināšanas obligāto iemaksu veicēju reģistrāciju un ziņojumiem par valsts sociālās apdrošināšanas obligātajām iemaksām un iedzīvotāju ienākuma nodokli" 28.3.punktā teikts, ka darba devēja ziņojumā iekļauj arī darba ņēmējus kuriem ir nokavēta darba ienākumu izmaksa. Darba devēja ziņojuma 4.ailē norāda aprēķinātos darba ienākumus, 5.ailē - aprēķinātās obligātās iemaksas, bet 8.ailē ieraksta nulli.

Savukārt, saskaņā ar likuma "Par IIN" 17.panta 5.daļu algas nodoklis iemaksājams budžetā reizi mēnesī, kad bankā tiek saņemta nauda iedzīvotāju ienākumu izmaksai. Darba devēji, kas iedzīvotāju ienākumus izmaksā no kases ieņēmumiem, nesaņemot naudu bankā, iemaksā algas nodokli budžetā nākamajā dienā pēc algas izmaksas. Darba devējs, kas darbiniekam darba samaksu izmaksā bezskaidras naudas norēķinu veidā, algas nodokli iemaksā budžetā tajā pašā dienā, kurā viņš devis maksājuma uzdevumu darba samaksas pārskaitīšanai no sava konta uz darbinieka kontu.

Tātad, ja darbiniekam darba alga tiek aprēķināta, tomēr netiek izmaksāta pilnā apmērā, bet gan pa daļām, IIN ieskaita valsts budžetā no faktiski izmaksātās algas.

Atbilstoši MK noteikumu Nr.827 26.4. punktam darba devēja ziņojumā iekļauj pārskata mēnesī ieturēto IIN (8.aile) no darba ņēmējam izmaksātajiem darba ienākumiem pārskata mēnesī (arī no deponētajiem darba ienākumiem) (8.ailei nav aritmētiskas sakarības ar 4. un 5.aili).

Tātad, ja ar darbinieku pastāv darba attiecības, tad ieturēto IIN no visas izmaksātās darba algas (neatkarīgi no tā vai darba alga ir izmaksāta par tekošo mēnesi vai arī par iepriekšējiem mēnešiem) uzrāda ziņojuma 8.ailē.

Ja ar darbinieku darba attiecības vairāk nepastāv, bet viņam izmaksā darba algu par iepriekšējiem mēnešiem, tad darba devēja ziņojumu par viņu iesniedz atsevišķi kā par personu, kura nav obligāti sociāli apdrošināmas (MK noteikumi Nr.827, 25.5.punkts). Ziņojumā uzrāda tikai attiecīgajā mēnesī ieturēto IIN - 8.ailē. (27.punkts).

Savukārt "Paziņojums par fiziskai personai izmaksātajām summām" jāiesniedz VID ne vēlāk kā taksācijas gadam sekojošā gada 1.februārī, ja darba attiecības pastāvējušas līdz gada beigām. Darba devējs līdz pēctaksācijas gada 1.februārim iesniedz paziņojumu par taksācijas gadu, deklarējot aprēķināto bruto ienākumu par taksācijas gadu, kurš ir faktiski izmaksāts līdz paziņojuma iesniegšanas brīdim. Kad ienākums pilnībā tiek izmaksāts, tad darba devējs precizē iesniegto paziņojumu.